KI-Prozessautomatisierung: Wo fängt man sinnvoll an? - Promptwerk Consulting
Fast jedes Unternehmen hat Prozesse, die KI vereinfachen könnte. Die Frage ist nicht ob – sondern wo man anfängt. Ein praktischer Rahmen zur Priorisierung.
Die Frage, die ich am häufigsten höre: „Wo sollen wir anfangen?”
Nicht: „Ob wir KI einsetzen sollen.” Das steht inzwischen für die meisten Mittelständler außer Frage. Die Frage ist, an welchem Punkt das Verhältnis von Aufwand zu Nutzen am besten ist.
Hier ist mein Rahmen dafür.
Der einfache Filter: Häufigkeit × Ärger
Schreiben Sie auf, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen am meisten Zeit kosten oder am meisten nerven. Bewerten Sie jede auf zwei Dimensionen:
- Wie oft kommt das vor? (täglich, wöchentlich, selten)
- Wie ärgerlich / zeitfressend ist es? (Skala 1–5)
Die Aufgaben, die auf beiden Dimensionen hoch liegen, sind Ihre ersten Kandidaten.
Was KI gut automatisieren kann
Texte erstellen und bearbeiten:
Angebote, E-Mails, Berichte, Protokolle, Stellenanzeigen – überall wo jemand einen leeren Bildschirm anstarrt und dann eine halbe Stunde tippt.
Informationen zusammenfassen:
Lange Dokumente, Meeting-Mitschnitte, Kundenfeedback – KI liest schneller als jeder Mensch und filtert das Relevante heraus.
Routineentscheidungen unterstützen:
Eingehende Anfragen klassifizieren, Prioritäten setzen, erste Einschätzungen liefern – solange ein Mensch die finale Entscheidung trifft.
Daten strukturieren:
Unstrukturierte Eingaben (Formulare, E-Mails, handschriftliche Notizen) in strukturierte Formate überführen.
Was KI nicht gut automatisieren kann
- Aufgaben, die echtes Urteilsvermögen erfordern (ethische Entscheidungen, Verhandlungen)
- Alles, wo die Fehlertoleranz nahe null liegt (Medizin, Recht ohne menschliche Prüfung)
- Kreative Arbeit, bei der die Persönlichkeit des Unternehmens sichtbar sein muss
Der erste Schritt
Pilot, nicht Plattform. Suchen Sie sich eine Aufgabe, die klar abgegrenzt ist, wöchentlich vorkommt und deren Ergebnis Sie gut beurteilen können. Automatisieren Sie genau diese eine Sache. Messen Sie das Ergebnis.
Wenn es funktioniert, rollen Sie aus. Wenn nicht, haben Sie wenig verloren – und viel gelernt.
Ich helfe Unternehmen dabei, diesen Prozess strukturiert durchzuführen. Melden Sie sich, wenn Sie Klarheit wollen.